はじめに
「Excel管理が限界」、「業務が属人化している」、「DXを進めたいが何から始めればいいか分からない」
このような課題を抱える企業は多いはずです。
その解決策として、近年多くの企業が導入を進めているのがMicrosoftが提供している Power Platform です。
本記事では、Power Platformとは何か、どのように業務改善・DXに活用できるのかについて、 ITに詳しくない方でも分かるように体系的に解説します。
Power Platformとは？
Power Platformとは、Microsoftが提供しているクラウドサービスのブランド名で、業務アプリの作成・処理の自動化・データの可視化・Webサイトの構築をノーコード／ローコードで実現できる統合基盤（クラウドサービス群）です。
専門的なプログラミング知識がなくても、現場主導で業務改善を進められる点が大きな特長となっており、DXに取り組む多くの企業で導入が進んでいます。
Power Platformは、次の製品で構成されており、これらを組み合わせることで、「入力 → 自動処理 → 可視化 → 改善」という業務改善サイクルを回せるようになります。
Power Platformを構成する主なサービス
- Power Apps：業務アプリを作成
- Power Automate：業務フローを自動化
- Power BI：データを可視化・分析
- Power Pages：社外向けWebサイト・ポータルを構築
Power Platformで解決できる組織や業務の課題
Power Platformでは、それぞれのツール単体や複数のツールを組み合わせてアプリケーションを開発することで、次のような組織や業務の課題を解決し、業務改善やDXを推進することが出来ます。
１．Excel管理からの脱却
多くの企業において、申請管理・顧客管理・案件管理などの業務でExcelが使われています。
Excelはデータの管理ツールとして広範囲に浸透し、非常に多くの組織で長年利用されています。
しかし、Excelを利用したデータ管理や業務管理においては、利用が進むにつれて以下のような課題が発生しがちです。
- どのファイルが最新版か分からない
- 担当者ごとにデータの変更可否の設定が困難なためデータが壊れやすい
- マクロが属人化し、開発担当者が不在になるとマクロの変更が出来なくなる
Power Platformを使うと、Excel管理を業務アプリ＋データベースに置き換えることが可能となり、上記の様な課題を解決できます。
２．手作業・業務ミスの削減
DM送信時などのメールの転記、申請・稟議の承認依頼、様々な通知作業、契約書や請求書といった様々な様式の作成など、繰り返し発生する定型業務は、Power Automateを活用して自動化できます。
これによって、「人手でやっている”作業”」を減らし、ミスの削減と生産性向上を同時に実現できます。
３．業務データの見える化
Power BIを活用することで、売上やコスト、利益などの数値状況をKPIなどを設定しながらリアルタイムで可視化できます。
感覚や経験に頼らない、データドリブンな意思決定が可能になります。
４．取引先や顧客との情報共有の効率化
社外向けのWebサイトを構築し、例えば、取引先や顧客向けのマイページ提供することで、次の様に情報のやり取りと管理を効率化することが出来ます。
- 連絡先、商品、仕切値などの情報を取引先がマイページ上で更新・管理
- 発注、発送、納品などの情報を取引先とマイページ上で管理
- 契約書や発注書、請求書などを取引先ごとのマイページ上に掲載し管理
Power Platform各サービスの役割
Power Platformを構成する各サービスの役割は次の通りです。
Power Apps：業務アプリを簡単に作成
Power Appsは、業務アプリを簡単に作れるツールで、Dataverse（データベース）に保存されているデータに対して、入力フォームやモバイル向け画面、アクセス管理などの様々な機能を提供します。
Power Appsを活用すると、以下のようなアプリケーションを作成できます。
- 申請・承認アプリ
- 顧客・案件管理アプリ
- 点検・報告アプリ（スマホ対応）
詳しくは、下記の記事で解説しています。
Power Automate：業務フローを自動化
Power Automateは、様々な処理を自動化するツールで、Dataverse（データベース）に保存されているデータを自動処理したり、組織内外に存在する様々なシステムとデータのやり取りを自動化したり、PDFやWord形式の書面を自動作成するなど、人手で行っていた作業を自動処理する機能を提供します。
Power Automateを活用すると、以下のような処理をプログラミングすることなく実装できます。
- 稟議の申請時に自動で承認依頼を送信・通知
- 様々なデータの更新時にTeamsへ通知を投稿
- 売上レポートなど、様々な定期レポートの自動作成と配信
詳しくは、今後、様々な記事を追加していきますのでご期待ください。
Power BI：データを意思決定に活かす
Power BIを利用すると、組織内外に存在・蓄積されているデータを収集・集計し、グラフやダッシュボードとして可視化することが出来ます。
また、収集・集計した結果をレポートとして関係者へ送信したり、閾値を設定し、その値を超えたら担当者へ通知を送信したりすることも出来ます。
例えば、売上・コスト・利益をリアルタイムで把握するためのダッシュボード、在庫数量・販売数量・発注仕入数量などを集計・可視化し適正在庫を管理するダッシュボードなど、経営層・管理職が「今どうなっているか」を即座に把握できる仕組みを構築可能です。
詳しくは、今後投稿する様々な記事をご参照ください。
Power Pages：社外向けWebサイト・ポータルを構築
Power Pagesは、社外ユーザー向けのWebサイトやポータルサイトをノーコード／ローコードで構築できるサービスです。
Power Pagesを利用することで、取引先・顧客・会員向けに次のようなサイトを構築できます。
- 問い合わせフォーム・資料請求フォームの作成
- 会員制ポータルサイトの構築
- 取引先向け申請・入力サイト
- Dataverse（データベース）と連携した様々なデータ登録・参照サイト
Power Pages上で入力されたデータはDataverseに直接保存されるため、Power Apps・Power Automate・Power BIとシームレスに連携できます。
各サービスとの連携による機能例
- Webフォーム → Dataverse登録 → 自動受付メール送信
- 会員登録 → 承認フロー → ログイン許可
- 取引先が情報入力 → 通知送信 → 社内アプリで即時確認
これにより、「Webサイトで受注したデータを社内のシステムに手作業で転記する」といった様な非効率な運用から脱却できます。
詳しくは、今後の投稿記事で解説していきます。
Power Platformはどんな企業に向いている？
以上の様なサービスで構成されるPower Platformですが、次のような企業や組織は、Power Platform活用を積極的に検討すべきだと考えられます。
- Excelでのデータ管理や業務管理が増えすぎている企業
- DXを進めたいがIT人材が不足している企業
- Microsoft 365をすでに導入しているが、Excel・Word・Power Point・Teams・Outlookの一般的な利用にとどまっている企業
- 様々なシステムを導入しているが、非効率な手作業が残っており、段階的に業務改善を進めたい企業
導入の注意点と検討にあたって
上記の通り、Power Platformはノーコード／ノーコードの統合基盤として、業務改善やDXの推進に非常に有効なサービスですが、当然ながら無計画に導入しても効果は限定的になってしまいます。
導入にあたっては、次の点に注意して進めることが重要です。
- 目的を明確にすることなく、ツール導入だけを先行させない
- 最初に適用する業務範囲を限定し、小さく始めて徐々に業務範囲を拡張する
- 各サービスやアプリケーションの運用ルール・権限設計を最初に決めて利用する
Power Platformは、非常に活用の自由度が高いため、設計を誤ると「使われないアプリ」を大量生産してしまうリスクもあります。
一方で、しっかりと検討し計画立てて導入することで、現場の課題を自ら解決し、業務改善を継続できる仕組みとして定着させることが出来ます。
CIOCでは、Power Platformの導入支援・設計・活用定着まで一貫してサポートしています。
「自社に合う使い方を知りたい」、「まずは相談してみたい」という方は、お気軽にお問い合わせください。
関連記事
Power Platformについては、kintoneと比較されることも多くあります。
２つのプラットフォームの相違点については下記の記事で解説しています。
