はじめに
「Excelでのデータ管理が限界・・・」、
「属人化が進み、どのファイルやデータが最新か分からない」
そんな悩みを抱える中小企業が増えています。
近年、その解決策として注目されているのがMicrosoft の Power Apps です。
本記事では、ITに詳しくない方でも理解できるように、Power Appsの基本と活用ポイントを解説します。
Power Appsとは？
Power Appsとは、Microsoftが提供する業務アプリを簡単に作れるツールです。
サイボウズ社が提供しているkintoneをご存じの方は多いかと思いますが、kintoneと同様に、専門的なプログラミング知識がなくても、画面を操作しながらアプリを作成することができます。
また、Power Appsは、ExcelやSharePoint、Teamsなどと連携できるため、 「今使っている業務データをそのまま活かせる」ことも大きな特徴です。
Excel管理の限界について
Excelを使ってデータや業務の状況を管理している組織では、次のような課題が顕在化しているはずです。
- ファイルが増えすぎてどれが最新かわからない
- 複数人で同時編集すると、編集内容を他の方によって上書きされることがある
- Excel関数やマクロなどが属人化し、作成した担当者しか変更できない
- スマートフォンから利用しづらい
Excelを業務アプリとして使うには限界があり、Excelを管理業務用途として利用している多くの組織が上記の様な課題を抱えているはずです。
Power Appsでできること
Power Appsでは、下図の通り、Dataverse（データベース）に保存されているデータに対して、入力フォーム機能やモバイル機能、アクセス管理機能など様々な機能を提供しています。
これによって、Excelでデータを管理する際に発生する様々な課題を解決することができます。
- 入力フォームをプログラミングすることなく簡単に作成
- データに対するアクセス権限などを一元管理
- スマホ・タブレット用の画面やアプリ開発に対応
- Power Automateにより様々な処理を自動化
- Teamsとの連携により、UIをTeamsに統合可能
Power Appsとkintoneの違い
Power Appsは、kintoneとよく比較されることがあります。
端的な表現として、両ツールの特徴は次の通りと言えます。
- Power Apps：拡張性が高い・大規模運用にも対応
- kintone：簡単に始めやすい・現場管理向き
具体的な比較表としては、次の通りです。
Power Apps と kintone の違い（比較表）
| 比較項目 | Power Apps | kintone |
|---|---|---|
| ノーコード開発 | ◯ | ◯ |
| 業務アプリの柔軟性 | ◎（高度な制御可） | ◯（標準機能中心） |
| データベース | Dataverse（高機能） | kintoneアプリDB |
| 自動化・連携 | ◎ Power Automate | ◯ プラグイン |
| Microsoft製品連携 | ◎（Teams / Outlook / Excel） | △ |
| カスタマイズ自由度 | ◎ | ◯ |
| 学習コスト | △ やや高め | ◎ 低い |
| 中〜大規模運用 | ◎ | ◯ |
| おすすめ企業規模 | 中〜大企業 / DX推進企業 | 小規模 / 現場管理 |
Power Appsで開発できる2種類の画面
Power Appsでは、モデル駆動型アプリとキャンバスアプリと呼ばれる2種類の画面のアプリを開発することができます。
それぞれの特徴は次の通りです。
- モデル駆動型アプリ
- 標準的な画面レイアウトや機能が提供されており、比較的にアプリ開発が簡単であるが、自由度が限定的
- 社内業務や管理者・事務・営業担当者の「管理画面」用途向き
- キャンバスアプリ
- 画面レイアウトや機能を自由に開発可能
- プログラミングしなくても開発できるが、プログラミングに関する知識はあった方が良い
- タブレットやスマホなどで使いやすい画面を開発可能
- 事務所の外の現場担当者やお客様向けの画面開発向き
モデル駆動型アプリとキャンバスアプリでは、同じデータベースを共有したアプリの開発が可能ですので、管理者や事務担当者向けにはモデル駆動型アプリの画面を、現場や外出先の担当者向けにはキャンバスアプリを開発して提供するといった使い方が可能です。
Power Appsが向いている会社
上記のような特徴から、Power Appsは、次の様な組織での導入に向いていると考えられます。
- Microsoft 365をすでに利用している
- Excelでの業務やデータ管理が多く、俗人化している
- 業務を標準化し、効率化したい
- 様々なシステムとの連携や自動化を進めDXを推進したい
Power Appsが向いていないケース
一方で、次のような組織やニーズについては、kintoneやその他のツールの利用を検討した方が良いと考えられます。
- 単純なExcel表をアプリに変換したいだけ
- 紙の運用をやめ、データ化したいだけ
- 中～大規模のシステムや組織での利用は想定していない
- 他のシステムとの連携は考えていない
Power Apps導入で失敗しないポイント
Power Appsで開発するアプリケーションは、後々、他のシステムと連携させたり、データを他のシステムに投入したりなど、組織内で広範囲に活用することが想定されます。
そのため、Power Appsでのアプリケーション開発については、次の事に注意して開発を進めることが重要です。
- 最初から複雑に作りすぎないこと
- Power Appsで開発するアプリケーションは、現場の細やかな業務シーンで利用されることが多くなるはずです。現場業務は、一つの業務でも担当者ごとに仕事の仕方が異なったりしますので、最初から複雑なアプリを開発するのではなく、シンプルなアプリを開発し、各担当者に使っていただきながら意見を集約し、改良を重ねていくことが重要です。
- 最初に 業務を整理して開発を始めること
- 関連業務を含め、まず、業務や作業の内容を整理し、その内容に応じたアプリケーションを開発することが重要です。整理せずに開発されたアプリケーションは、現場で使われなくなったり、修正が多くなったりします。
- アプリ開発を進めることを現場担当者に説明して進めること
- 現場の業務担当者に、業務をシステム化することを説明せずにアプリケーション開発を進めると、「なぜ説明なしにシステム化したのか？」など、現場から抵抗を受けることがあります。アプリ開発は、最初の段階で現場担当者に説明しながら進めることが重要です。
まとめ：小さく始めて大きく育てる。まずはご相談を。
Power Appsでのアプリ開発は、「いきなり完璧」を目指す必要はありません。
まずは小さな業務改善から始めることが成功への近道です。
CIOコネクティッドでは、Power Apps導入に関する無料相談を行っています。
「何から始めればよいか分からない」段階でもお気軽にご相談ください。
